Merancang Rencana Program Pendampingan UMKM

#MerancangRPP #PendampinganUMKM

Dok. Pribadi

Dalam menjalankan aktivitas pendampingan UMKM, setelah pendamping melakukan identifikasi permasalahan dan kebutuhan UMKM dampingan, langkah selanjutnya adalah merancang program pendampingan UMKM. Tata cara menyusun identifikasi masalah dan kebutuhan UMKM dapat dibaca pada tulisan ini.

"Mengapa harus merangcang program pendampingan, kan tinggal menjalankan kebutuhan UMKM saja?" tanya seorang pendamping saat kegiatan sertifikasi. Seringkali, saat seorang pelaku usaha melakukan konsultasi atau meminta pendampingan, mereka kebingungan dengan masalah yang dihadapi. Apalagi yang kelasnya usaha mikro, semua situasi tampak sebagai masalah. Ya, umumnya pelaku usaha mikro bisa dikatakan lemah dalam berbagai hal. Sehingga kadang seringkali kesulitan harus memulai darimana. Persoalan lain yang timbul, adalah terbatasnya jangka waktu program pendampingan. Umumnya, pendampingan dilaksanakan dalam waktu singkat, yaitu 3-6 bulan. Nah, apa yang dapat dilakukan dalam jangka waktu yang terbatas untuk menyelesaikan masalah yang sangat banyak? 

Dalam sertifikasi kompetensi keahlian nasional Indonesia (SKKNI) Konsultan Pendamping UMKM, dirancang sebuah KKNI yaitu membuat rencana pendampingan UMKM. Pada tahapan ini, para pendamping harus dapat melakukan analisis, dengan mengisi tabel rancangan rencana pendampingan. Data yang digunakan adalah data profile dan identifikasi masalah yang telah disusun. Kemudian data tersebut dimasukkan dalam sebuah tabel yang memuat informasi sebagai berikut :

1. Materi fungsi utama (tema pendampinga)

2. Metoda pendampingan

3. Biaya, bahan, peralatan dan perlengkatan

4. Tujuan dan indikator pendampigan

5. Biaya pendampingan

6. Spesifikasi pendamping, waktu dan tempat pendampingan

Contoh tabel rancangan rencana pendampingan dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel Rancangan Rencana Pendampingan (RRP) UMKM

No.	Kelompok Materi Fungsi Utama	Materi dan Metode Pendampingan	Biaya, Bahan, Peralatan dan Perlengkapan	Tujuan dan Indikator Pendampingan	Biaya Pendampingan	Spesifikasi Pendamping, Waktu dan Tempat Pendampingan
1	2	3	4	5	6	7
1	Pengurusan kelembagaan dan legalitas produk dan usaha
2	Permodalan dan pendampingan manajemen keuangan
3	Pendampingan manajemen operasional
4	Pendampingan manajemen pemasaran
5	Pendampingan manajemen produksi
6	Pendampingan manajemen SDM

Sumber : SKKNI Konsultan Pendamping UMKM

Sekilas melihat tabel di atas, tampak bukan hal yang rumit. Tetapi, sebelum sertifikasi disahkan, sangat jarang pendamping yang menyusun rancangan rencana pendampingan. Sehingga pada akhir pendampingan, baik pendamping maupun dampingan, sulit menetapkan goal dari kegiatan pendampingan. Akibatnya, di akhir pendampingan capaian dari program tidak terlihat jelas. Padahal, umumnya pelaku usaha berharap pasca pendampingan dapat meningkatkan secara langsung pendapatan (omset). 

Dalam tahapan ini baik pendamping dan pelaku usaha harus secara  strategis melakukan analisis, apakah tahapan yang dapat dilaksanakan selama kegiatan pendampingan. Karena dalam pendampingan usaha, faktor keberhasilan pendampingan bergantung pada beberapa faktor, diantaranya adalah : 1. aksesibilitas yang dimiliki pendamping, 2. keseriusan pelaku usaha, 3. kondisi iklim usaha yang mendukung. Tanpa ketiga faktor ini, mustahil tujuan pendampingan dapat tercapai. 

Contoh Kasus :

Seorang pelaku usaha makanan olahan skala mikro ingin produknya dapat dikenal di toko retail modern. Dia mengikuti program pendampingan yang diluncurkan oleh pemerintah. Fasilitas yang diberikan, diantaranya : 1. pelatihan, 2. konsultasi, 3. akses ke pasar modern. Dalam perjalanan untuk memasuki pasar modern, terdapat beberapa persyaratan yang harus disiapkan oleh pelaku usaha, diantaranya : 1. ijin PIRT, 2. Sertifikasi halal, 3. barcode, 4. kemasan. 

Dari keempat persyaratan, pelaku usaha sudah memenuhi 1 persyaratan, yaitu ijin PIRT, tetapi belum dapat memenuhi 3 persyaratan lain, yaitu Sertifikati halal, barcode dan kemasan. Untuk mencapai goal tersebut, pelaku usaha harus melengkapi 3 persyaratan tadi dengan biaya sendiri, karena program pemerintah saat itu belum dapat memenuhi. Jika pelaku usaha tersebut tidak ingin mengeluarkan investasi untuk perijinan, barcode, dan kemasan, maka target tidak dapat terpenuhi. Tetapi jika ingin memenuhi persyaratan, pelaku usaha tersebut tidak memiliki dana yang cukup. Apa yang akan dilakukan? 

Melihat contoh kasus di atas, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, kembali pada kekuatan akses pendamping dan pelaku usaha. Secara rinci, maka rancangan rencana pendampingan dapat dilakukan sebagai berikut :

Tabel Rancangan Rencana Pendampingan (RRP) Akses ke Toko Modern

No.	Kelompok Materi Fungsi Utama	Materi dan Metode Pendampingan	Biaya, Bahan, Peralatan dan Perlengkapan	Tujuan dan Indikator Pendampingan	Biaya Pendampingan	Spesifikasi Pendamping, Waktu dan Tempat Pendampingan
1	2	3	4	5	6	7
1	Pengurusan kelembagaan dan legalitas produk dan usaha	Mentoring pembuatan sertifikasi halal dan barcode.	Biaya sertifikasi halal, dokumen SJH	Tujuan : umkm mendapat sertifikasi halal. Indikator : sertifikat halal selesai di akhir pendampingan.	Transport pengurusan ijin.	Spesifikasi pendamping : Akses perijinan. Waktu : 3 bulan
2	Permodalan dan pendampingan manajemen keuangan	Akses pembiayaan untuk membuat sertifikat halal, barcode dan kemasan, dan modal kerja.	Biaya penyiapan Dokumen pencatatan keuangan.	Tujuan : mendapat pembiayaan Indikator : mendapat pembiayaan	Transport pengurusan ijin.	Spesifikasi pendamping : Akses pembiayaan Waktu : 2 minggu.
3	Pendampingan manajemen operasional	Mentoring pembuatan kemasan	Biaya membuat disain dan kemasan.	Tujuan : mendapat kemasan yang menarik	Transport membuat kemasan.	Spesifikasi pendamping : mentor Waktu : 2 minggu
4	Pendampingan manajemen pemasaran	Mentoring pemasaran ke toko modern	Biaya sampel	Tujuan : produk dipasarkan ke toko modern.	Transport ke toko modern	Spesifikasi pendamping : akses toko modern Waktu : 1 bulan
5	Pendampingan manajemen produksi	-	-	-	-	-
6	Pendampingan manajemen SDM	Penyusunan  Job Desc dan SOP	Biaya training	Tujuan : Karyawan dapat mengikuti ritme permintaan toko modern.	Konsumsi dan perlengkapan training	Spesifikasi pendamping : man SDM. Waktu : 2 minggu

  

Melihat tabel di atas, dapat dilihat bahwa untuk dapat masuk ke toko retail modern, ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan. Dan dalam waktu pendampingan selama 6 bulan, tahapan tersebut dapat dilakukan, jika pendamping memiliki kemampuan dalam akses pembiayaan, mengurus perijinan, akses pemasaran serta membantu tim kerja di perusahaan milik pelaku usaha. Dan tentunya tahapan ini tidak seluruhnya dilakukan pendamping, tetapi juga mendapat dukungan dari pelaku usaha. 

Sehingga tahap selanjutnya adalah menyusun timeline atau jadwal kerja, yang kemudian disepakati oleh pendamping maupun pelaku usaha.  

Contoh Jadwal Pendampingan

 

No	Kegiatan Pendampingan	Waktu	Instansi	Pelaksana	Dokumen	Status
1	Pembuatan lap keuangan	Tgl 1-7 Jan 2020	UMKM	Pemilik & Pendamping	Nota penjualan dan pembelian
2	Akses pembiayaan	8-14 Jan 2020	Kopsyah atau Bank Syariah	Pemilik dan pendamping	Laporan keuangan
3	Pengurusan sertifikat halal	17 Jan-28 Feb  2020	BPJPH	Pemilik dan Pendamping	SJH
4	Pengurusan barcode	18-30 Jan 2020	perusahaan barcode	Pemilik dan pendamping	Form isian barcode
5	Pembuatan kemasan	19 -30 Jan 2020	Percetakan	Pemilik	Disain kemasan
6	Menyusun SOP	20 jan-28 Feb 2019 (seminggu sekali)	UMKM	Pemilik, pendamping dan karyawan	Job Desc dan SOP
7	Penjajagan ke toko modern	1 -15 Maret 2020	Toko modern	Pemilik dan pendamping	Sampel, dokumen kontrak.

 

Dengan jadwal seperti di atas, diharapkan program pendampingan dapat berjalan sesuai harapan. Sehingga pelaku usaha dapat merasakan secara nyata dampak dari pendampingan usaha, dan pendamping juga dapat mencapai target pendampingan. Adapun konsekwensi biaya dan sebagainya dapat dibicarakan dan disepakati. Walau bagaimanapun, ada waktu, tenaga, pikiran yang dikeluarkan dalam menjalankan sebuah aktivitas. Tinggal apakah semua biaya yang dikeluarkan tersebut dalam kewajaran atau mengada-ada. Karena pelaku usaha dalam menjalankan bisnisnya juga harus mau melakukan investasi, baik investasi nyata (tangible), maupun investasi tidak nyata (intangible). 

Jadi tidak ada lagi cerita bahwa kegiatan pendampingan usaha hanya sekedar mengisi form pendataan seperti sensus. Dan pendampingan usaha juga merupakan proses pembelajaran bersama, supaya pelaku usaha menjadi semakin pintar.

Pustaka : SKKNI Konsultan Pendamping UMKM